Política de Tratamiento de Datos Personales — CropSys

1. Responsable del tratamiento

[Razón social], identificada con NIT [NIT], con domicilio en [ciudad, dirección], Colombia, correo de contacto [correo de contacto] ("CropSys", "el Responsable"), es responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios registrados en la plataforma CropSys, conforme a esta política.

2. Datos que se recolectan

2.1 Datos del titular de la cuenta

Al registrarte en CropSys, recolectamos: número de documento de identidad, nombre, apellido, teléfono, correo electrónico, y una contraseña (almacenada siempre cifrada, nunca en texto plano). Estos son los datos de la persona que crea y administra la cuenta (propietario de la finca).

2.2 Datos de terceros ingresados por el usuario

La plataforma permite registrar información de otras personas relacionadas con la operación de la(s) finca(s) — empleados, trabajadores, colaboradores — tales como documento de identidad, nombre, teléfono y datos laborales (rol, jornales, novedades de nómina). Frente a estos datos, el usuario que los ingresa (propietario/administrador de la finca) actúa como Responsable del tratamiento, y CropSys actúa como Encargado del tratamiento, procesándolos únicamente para prestar el Servicio conforme a las instrucciones del usuario. El usuario declara contar con la autorización correspondiente de dichas personas para registrar y tratar sus datos en la plataforma.

2.3 Datos técnicos y de uso

Recolectamos también datos técnicos necesarios para operar el Servicio (dirección IP, sesión, registros de actividad relevantes para seguridad y soporte).

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para:

• Crear y administrar la cuenta del usuario y prestar el Servicio contratado.
• Gestionar la suscripción, el plan activo y, en el futuro, la facturación y el cobro.
• Enviar comunicaciones transaccionales necesarias para el Servicio (credenciales, avisos de vencimiento de prueba gratuita, cambios en el estado de la cuenta).
• Enviar comunicaciones informativas o comerciales, cuando el usuario lo haya autorizado (ver Autorización de comunicaciones).
• Brindar soporte técnico y atender solicitudes de los usuarios.
• Mejorar el Servicio y desarrollar nuevas funcionalidades.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias aplicables.

4. Derechos de los titulares (derechos ARCO)

Como titular de tus datos personales, tienes derecho a:

• Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar tu información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Acceder de forma gratuita a tus datos, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política.

5. Procedimiento para ejercer tus derechos

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a [correo de contacto], indicando tu nombre completo, número de documento, el derecho que deseas ejercer y una descripción clara de tu solicitud.

• Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible resolver la consulta en ese plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, informando las razones de la demora antes del vencimiento del plazo inicial.

6. Seguridad de la información

CropSys implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación, entre ellas:

• Cifrado de contraseñas mediante algoritmos de hashing seguros (argon2); las contraseñas nunca se almacenan ni se transmiten en texto plano.
• Control de acceso basado en roles: cada usuario solo puede ver y gestionar los datos de las fincas a las que pertenece, según su rol y permisos asignados.
• Comunicación cifrada (HTTPS) entre el navegador y los servidores de CropSys.

Ninguna medida de seguridad es infalible; CropSys se compromete a notificar a los usuarios afectados y a la autoridad competente ante incidentes de seguridad que comprometan datos personales, conforme a la normativa aplicable.

7. Transferencia y transmisión de datos

CropSys puede apoyarse en proveedores de infraestructura tecnológica (por ejemplo, hosting, correo electrónico transaccional) para prestar el Servicio. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento y solo procesan los datos conforme a las instrucciones de CropSys y para las finalidades aquí descritas. CropSys no vende ni comparte datos personales con terceros para fines comerciales distintos a los aquí señalados, salvo requerimiento de autoridad competente.

8. Vigencia y conservación de los datos

Los datos personales se conservarán mientras la cuenta permanezca activa y durante el tiempo adicional que sea necesario para cumplir las finalidades descritas o las obligaciones legales aplicables. Tras la cancelación de una cuenta, los datos podrán conservarse por un periodo razonable con fines de respaldo, cumplimiento legal o defensa ante reclamaciones, y posteriormente eliminados o anonimizados de forma definitiva.

9. Autorización

Al registrarte en CropSys y aceptar esta política, autorizas de forma previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos personales conforme a lo aquí descrito.

10. Modificaciones a esta política

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios en el Servicio o en la normativa aplicable. Los cambios sustanciales se comunicarán a los usuarios activos por correo electrónico o mediante aviso en la plataforma.